洪江市民政局用“四化”加强档案规范化管理工作
民政档案具有查考、凭证和参考作用，有助于研究民政历史，总结民政工作经验。民政档案管理又是民政部门一项重要的基础性工作，也是国家档案事业的组成部分。能否科学地管好、用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分发挥和各项工作的顺利开展，还对深化民政工作改革，促进民政工作发展有十分重要的作用。近年来，洪江市民政局强化民政档案管理工作，采取有力措施确保民政系统档案管理落到实处。
一、进一步建立健全管理制度，注重档案管理规范化。为确保民政档案科学化、规范化管理，局党组成立了以局长罗文华同志为组长，其他班子成员为副组长，各股室长为成员的档案管理领导小组，为档案管理工作提供了强有力的组织保证。并根据《档案法》、《档案法实施办法》及省民政厅及各级档案主管部门的有关要求，结合民政工作实际，制定了《机关档案资料管理制度》、《机关档案归档制度》、《机关档案保管制度》、《机关档案保密制度》等规范性文件，确保档案工作落到实处。
二、在软硬件管理上加大投入力度，注重档案管理科学化。为了加强档案管理工作，近两年来共投入7万余元加大对档案管理硬软件的投入。软件方面，完善了目录检索体系，建立了总目录、全引目录、案卷目录、分类目录和卷内目录，确保档案借阅的高效、准确。硬件方面，先后为档案室配备了专用电脑、复印机、档案柜、空调、除湿机等设备，做到配置齐全、固定专用；落实和加强安全防范保护工作，配备防火、防虫、防盗、防光、防潮、防霉等设施，改善档案管理条件。
三、积极做好档案收集，强化档案意识，注重档案管理的系统化。按照档案管理工作要求，专职档案管理人员负责督促各股室和局属各单位对民政文件资料进行统一收集、分类整理，特别是本单位会议记录、年度工作报告、大事记、人事任免、机构变动、重大项目向上申请和上级批复及惠民政策标准等有使用参考价值的文件，均严格按照档案管理规定进行归档和登记，实施永久和长期存档；同时规范档案查阅、复印以及借阅制度，确保现存档案不丢失、无纰漏，进一步规范了档案保管和使用流程。2014年已收集26件615册归档档案资料，移交进馆档案183盒。
四、加强队伍建设，强化业务素质，注重档案管理服务现代化。以档案为依托，做好业务交流；婚姻、社会救助、优抚对象救助和社会组织管理等事务，都是惠及民生的实事，关系到人民群众的切身利益；为此，在健全档案借阅、收集、归档、保管保密等一系列档案管理工作制度的基础上，加强与市档案局的沟通联系，联合市档案局积极指导局二级机构共同做好业务档案的管理工作，组织系统专（兼）职档案人员参加档案部门组织的档案知识培训，提高提档案人员信息化管理的知识水平、操作技能、工作效率和业务能力，还从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性，建设一支适应时代化要求的高素质的民政档案队伍，确保全市民政档案真正实现规范化管理，为总结积累民政工作经验，促进民政工作科学发展提供更有效的服务。（向祺文、李蔚）