关于印发《湖南省住房和城乡建设厅公文运转规则》的通知
湘建办〔2018〕12号
湖南省住房和城乡建设厅办公室
关于印发《湖南省住房和城乡建设厅公文运转规则》的通知
厅机关各处室，直属各单位：
为提升我厅公文运转科学化、规范化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》《湖南省人民政府办公厅公文运转规则》等有关规定，结合我厅公文处理工作实际，特制定《湖南省住房和城乡建设厅公文运转规则》，现印发给你们，请遵照执行。
湖南省住房和城乡建设厅办公室
2018年5月11日
湖南省住房和城乡建设厅公文运转规则
第一章 总 则
第一条 厅办公室牵头负责全厅公文运转工作，各处室（单位）应当相互协调，密切配合，保证公文运转及时、准确、安全、保密。
第二条 厅公文运转过程主要包括公文的签收拆封、登记分办、办理、传批传阅、审核、发文发电、资料归档等。
第二章 签收拆封
第三条 报送我厅的公文，归口厅办公室统一收文，其他处室不收文。
第四条 一般来信，由收件人直接处理，如需厅办公室协调处理的，及时送厅办公室机要室。厅党组的信件，由党组秘书拆封。
经邮局转来的信访信件，转信访办处理；依申请公开类信件，由办公室办理；行政诉讼类信件，转法规处办理。
取件人员不得在收发室拆封信件、机要件，不得将文件资料（尤其是涉密资料）、报刊等随意丢弃在收发室。
第三章 登记分办
第五条 办公室收到公文（包括中央及各部委，省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅，各市州、县市区人民政府，省直各部门单位，全省住房城乡建设系统各单位等的公文），统一初审、登记、编号，按“办件”“阅件”两种类型予以分办。
1．办件，即需要我厅审批、办理、贯彻执行的公文。由办公室根据来文单位和公文内容提出分办意见及办理时限。公文内容涉及1个处室的，一般转相关业务处室办理；涉及2-3个处室工作的，由办公室明确主办处室、协办处室；涉及3个以上处室工作的，一般由厅办公室牵头，相关处室提出办理意见，厅办公室汇总办理。
2．阅件，即供我厅参阅、知悉、备案的不需要办理或审批的公文。一般扫描录入厅内网办公信息系统。由办公室根据来文单位或来文内容签批到相关处室处理。阅件应速传速阅，一般不超过2个工作日，并注明传出时间。
第六条 承办处室（单位）认为办公室分办意见不当的，应即时向办公室说明情况并提出调整建议。确应修正原分办意见的，由办公室重新分办。对分办意见有争议的，由办公室报分管文电工作的厅领导决定。
第四章 公文办理
第七条 厅领导批示的公文和办公室分办的公文，承办处室（单位）应根据业务需要以及公文办理有关要求及时、准确办理。
第八条 承办处室（单位）办理公文应增强全局观念，处理好“主办”和“协办”的关系。公文内容如涉及多个处室（单位）职责，主办处室（单位）应主动与协办处室（单位）沟通协调。
第九条 需要我厅办理的公文，承办处室（单位）形成办理意见或完成情况后，报分管厅领导审签；上级领导有批示的，承办处室（单位）形成办理意见或完成情况后，应报厅长审签。
第十条 呈送厅领导的“办件”，承办处室（单位）应当注明办理情况；同时分送多位厅领导的，应当注明分送情况。呈送厅领导的“阅件”，办公室应当注明送阅情况。承办处室（单位）要全面准确地将公文办理过程、办理结果填入《办文说明》，或录入厅内网办公信息系统，供领导阅知。
第十一条 下级机关上报我厅需要办理的公文，一般由办公室转对口的业务处室处理。越级行文、直接送厅领导个人、多头报送等不符合行文规则的，承办处室可以退回成文单位并说明理由。
第十二条 限时办理公文。严格按照时间要求处理“办件”。对确因实际困难不能按时办结的，承办处室应及时向来文单位作出说明申请延期，并在厅发文单上注明。厅领导批办的公文，承办处室（单位）应及时反馈办理意见。经厅务会审议通过的拟以我厅名义印发的文件，原则上在会议结束后7个工作日内印发；有重大修改意见需要协调的，原则上在10个工作日内印发。及时处理厅内网办公信息系统的公文。
第十三条 办公室对“办件”按时限规定进行督办，向承办处室发送“公文办理逾期催办通知”，每月将办文逾期情况发送至有关处室主要负责人。
第五章 传批传阅
第十四条 公文的传批、传阅原则上按照厅领导的排序依次呈送，传批件（办件）由后向前送批，传阅件（阅件）由前向后送阅。除“特急”件或特殊情况经请示同意外，严禁越级呈文报批。
第十五条 事关全局工作、国家及省领导有重要批示、人事任免及财政资金分配、涉及“三重一大”等重要事项的公文，由办公室提出办理建议，依次呈分管厅领导审阅，报厅长审批。
厅领导分管事项公文，报分管厅领导审批。
一般性会议通知，与有关单位衔接工作的便函，到外省调研的便函，以厅名义提供的工作材料、回复的征求意见函等不涉及政策、资金、编制、行政许可等重要事项的文件，由分管厅领导签发。
以厅办公室名义布置事务性工作的文件，与相关单位衔接工作的便函等，由办公室主任签发。
第十六条 收到国家及省领导批示件后，办公室应即时送厅长、分管厅领导，并按程序进行办理。对批示的公文，承办处室（单位）要及时办理，如有重要情况，应及时告知办公室，并向厅领导报告。
国家及省领导批示件应统一归档保存。
第十七条 拟请省委、省政府名义出台政策性文件，上报的材料一般包括：发文请示、代拟稿、起草说明、发文依据、部门意见采纳情况表、政策解读和其他需要报送的材料。
有前案的公文，呈批时承办处室（单位）应附上领导同志原批示件。
第十八条 承办处室（单位）办理省委省政府转办件、向有关部门反馈意见时，反馈意见要加盖单位印章，并在标题右上角注明签发人；对省长交办事项和需提交省政府常务会议、省长专题会议讨论的文件以及对重要事项、重大政策的反馈意见，须由厅主要负责人签发。办理公文应附齐规范、清晰的相关政策依据及相关单位意见，必要时制作《相关部门意见采纳情况表》列明相关单位意见的签发人、反馈时间、采纳情况及理由依据。
第十九条 公文运转效率由处室（单位）主要负责人负责。公文传批过程中如遇厅领导不能及时在厅内网办公信息系统阅批公文时，承办处室可电话、短信向领导报告并注明回后补签，或送其他领导审批。涉密公文的传批传阅按照保密规定执行。
第二十条 紧急突发事件或上级文件中明确了办理时限且时间十分紧迫等情况，厅办公室可加盖“急件”章。
第二十一条 公文承办处室（单位）应切实做好文件登记、报送等工作。秘密文件、明确了办理时限的上级文件，由承办处室（单位）做好签收登记工作，填写《承办文件登记簿》并由经办人签字，退文时，应在登记簿上注明。
第六章 公文审核
第二十二条 公文承办处室（单位）严格执行“承办人员一分管副处长一处长”层层把关的公文审核制度，把好政策法规关、文字关、程序关、体例格式关。
第二十三条 厅办公室审核公文的重点是：
1．是否有必要发文；
2．文件的体例、格式是否完整、统一、规范，是否符合《党政机关公文处理工作条例》《湖南省人民政府公文格式细则》等有关规定；
3．厅内会签意见、外单位征求意见是否完备，相关意见是否采纳或协调一致；
4．传批手续是否完备；
5．应当集体研究的是否上会研究等等。
规范性文件除符合一般的办文要求外，还要经厅法规处和厅机关纪委分别进行合法性审查、廉洁性评估，分管厅领导召集相关处室研究后，由厅务会审定。
第二十四条 厅办公室对符合发文要求的公文，提出拟办意见按程序报批。对相关手续、材料不完整的，商承办处室（单位）补正，修改过的文稿要进行备份并随文报送。对审核中发现的问题，应及时与承办处室（单位）协商解决，需作实质性修改的，应当按程序报相关负责人审批。对明显不符合发文规则的公文，退回承办处室（单位），并列明退文理由。
原则上厅办公室应在2个工作日内提出审核意见，3个工作日内完成审核工作，加急文件和重要文件在1个工作日内完成审核工作。
第七章 发文发电
第二十五条 厅领导签发的以厅名义的发文、办公室主任签发的以厅办公室名义的发文，由办公室按发送范围登记、报批、编号，由起草处室校对、送印、发文。校对时，起草处室不得再进行修改，如确需修改非实质性内容的，由厅办公室分管公文负责人确定，修改实质性内容报分管厅领导审定。
第二十六条 厅领导签发的以厅名义的发电，密码电报由机要室登记后送省委机要局发出；明传电报从厅文印室发出；上行文需从省政府内网报送电子公文。
第八章 文件资料归档
第二十七条 公文办理完毕，各承办处室（单位）办理过程中形成的具有查考利用价值的文件材料及各种门类、载体档案，均属立卷归档范围。应当按照《关于印发湖南省住房和城乡建设厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知》（湘建〔2011〕99号）要求及时收集、整理相关资料，并立卷归档，确保档案完整、整理规范。
第二十八条 需归档的发文（文件正本、发文处理单、底稿和与文件相关的资料），盖章印发后统一交机要室保存备查。
第二十九条 存档的文件正本份数一般为2份，特别重要和利用频繁的可归档3份。
第三十条 本规则自发布之日起执行，由厅办公室负责解释。