城乡居民社会养老保险档案数字化管理的思考

　　去年以来，桂阳县将新型农村社会养老保险(新农保)和城镇居民社会养老保险(城居保)制度合并为城乡居民基本养老保险，逐步形成了公平、统一、规范的城乡居民养老保险制度，截至2014年底，桂阳县城乡居民社会养老保险总参保人数近40万人。随着参保人数的不断增加，城乡居民社会养老保险档案工作量也随之迅速增加，传统纸质档案管理越来越难以适应发展需要，城乡居民社会养老保险档案数字化管理势在必行。

　　城乡居民社会养老保险档案数字化管理优势明显。一是节省存储空间。信息管理数字化利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览 等特点。二是档案信息利用率高。实现资源共享档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。 三是档案查效率高。实现信息管理智能化档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是节约成本，提高工作效率。实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中 解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。五是缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

    那么，应如何做好城乡居民社会养老保险数字化档案的管理呢?笔者认为，主要有以下几方面：一要加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。最后，强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。二要正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。三要加大档案现代化管理的投入。要投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备;积极培养、选拔高素质的专业人才;把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围。各级领导，尤其是主管领导，每年要定期听取城乡居民社会养老保险档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。

转自湖南民生网